通常業務
SSCS Full Editionを使った最も一般的な通常業務だと思われる処理について、その一連の流れをみていきます。
修理整備のために入庫をして、その部品を発注し、納品伝票を作成し、出庫して、月度末に請求明細書を作成し、その入金状況をまとめて入力する、という処理です。
※ 画像と多用してあるので長い説明になっていますが、作業自体は簡素です。
顧客台帳と車輌台帳には既に、必要なデータが入力されているものとします。
顧客台帳か車輌台帳で抜出(検索)を行い、入庫する車輌をみつけます。
顧客台帳から抜出(検索)を行う場合、顧客名で行うのが最も一般的でしょう。
車輌台帳から抜出(検索)を行う場合、顧客名か登録番号で行うのが最も一般的でしょう。
車輌台帳から連携で入庫処理をします。
入庫処理ボタンをクリックすると・・・
入出庫台帳が開き、新しくレコードが追加されていて、さらに、さきほどの車輌のデータがコピーされています。また、入庫日も入力されています(手動で変更できます)。あとは走行距離など他の必要事項を入力します。
部品を発注します。
部品発注は車輌台帳から連携できますので、当該車輌をみつけなくてはなりません。STEP1のように顧客台帳や車輌台帳で抜出(検索)を行ってもいいですが、入出庫台帳からも簡単に見つけられます。
まずは、一覧表示に切り替えて、入庫日順(降順)に並び替えします。
そこで当該車輌を選び、データ入力(車輌)に切り替えて、
右下にある「この車輌を閲覧」というボタンをクリックすると・・・
当該車輌が抜出しされました。
そうしたら、表示形式を「連携」に切り替えて・・・
部品発注FAXボタンクリックすると・・・
FAXシートが開き、新しくレコードが追加されていて、さらに、さきほどの車輌のデータがコピーされています。また、日時や担当なども入力されています(手動で変更できます)。あとは宛先名や用件名など他の必要事項を入力します。
納品書を作成します。
当該する入出庫レコードのデータ入力(連携)から伝票作成ボタンをクリックします。
納品請求書台帳が開き、新しくレコードが追加されていて、さらに、さきほどの入出庫のデータがコピーされています。また、日時なども入力されています(手動で変更できます)。あとは作業内容や金額など他の必要事項を入力します。
注意)
既に当該する入出庫レコードから納品請求書台帳にレコードが作成されている場合は、ボタンの下に警告が出ます。その場合は表示形式を「納品請求」に切り替えて、そのレコードの情報を確認して下さい。
出庫処理をします。
当該する入出庫レコードの修理概要や出庫日を入力して、入出庫レコードを完成させます。
▼修理概要を、リンクする納品請求書台帳からコピーすることもできます。
リンクする納品請求書レコードのデータ入力(入出庫)の右下にあるCopy&Pasteボタンをクリックします。
納品請求レコードの作業内容・商品部品名に入力されている内容が修理概要にコピーされます。
※ この機能は入出庫台帳からの連携で納品請求書レコードが作成されている場合のみに可能です。
月度末の締め日が来たので、請求明細書を作成します。
納品請求書台帳を開き、請求明細(明細書発行)レイアウトに切り替えます(特に抜出(検索)などはしなくても大丈夫です)。集計期間と顧客名を指定して、実行ボタンをクリックします。右下で締め日などを指定すれば期間の自動入力ボタンも利用できます。
指定した期間の、指定した顧客の請求明細書が作成されます。
請求明細書通りにきちんと振り込みしてもらったので、納品請求レコードを「完済」状態にしておきます。「完済」させておかないといつまでも「未払い」状態になっていて、また請求書が発行されてしまいます。
納品請求書台帳を開き、請求明細(伝票後処理)レイアウトに切り替えます(特に抜出(検索)などはしなくても大丈夫です)。集計期間と顧客名を指定して、さらにまとめて入力したい内容を入力し、実行ボタンをクリックします(この時点ではまだ入力はされません)。
指定した期間の、指定した顧客の納品請求レコードが抜出されています。また、さきほど指定したまとめて入力したい内容も表示されています。
ここで各項目横の置換ボタンをクリックすると、表示されている(対象になっている)レコード全ての項目内容が上書き(置換)されます。取り消しはできません。
※ 入金額が「全額」の場合は、各レコードの総合計金額が入金額に入力されます。