現在、ファイルの中にある(対象/非対象あわせた)全てのレコードの中から条件に適合するレコードを検索して、それらだけを抜出すことが出来ます。例えば、顧客ID「100」の顧客、車種「シビック」の車輌、などです。
基本的な方法は以下の通りです。
抜出(検索)メニューに行きます。
検索条件を入力します。
検索したい項目に条件を入力します。その際、一度に複数の項目に入力することも出来ます。
例えば、顧客名の姓「石川」で、県市区郡「香川県高松市」、などです。
※ 同じ項目に複数の条件を入れたい場合は(条件の追加)をみてください。
「実行」ボタン をクリックします。
中止したいときは、
をクリックして下さい。
[その他]
便利な技
というボタンがあります。これは、「すでにその項目に入力されているデータを一覧表示してそれを選択できる」ものです。
一度、試してもらえればすぐわかるのですが、下記の画面では、その項目(ここでは顧客名の姓)には「岡/川口/佐藤/鈴木/高橋」という5種類のデータが入っている場合のウインドウです。この場合、レコードの数は5つとは限りません。「佐藤」が2つあるかもしれませんし、「鈴木」が3つあるかもしれません。
ここで、好きなものを1つ選んで「ペースト」をクリックすれば、キーボードで入力しなくてもすみます。
この方法の優れたところは、現在、実際に入力されているデータの一覧が表示されるところです。上の例の場合だと、決して「山口」や「井上」などは表示されません。そのようなデータのあるレコードが存在しないからです。この方法だと、まず、検索すべきデータが存在するかどうかを確認することができます。「山口」というデータを検索しようと思ったけど、これを使えば、そのようなデータがないことがわかります。
また、すべてのデータが一覧表示されるということは、誤って入力したデータなどもそのまま表示されるということです。
例えば、車輌で「トゥディ」を検索するとします。でも、実は「トディ」や「トゥデイ」と入力したものも中にはあったとします。「トゥディ」で検索すると「トディ」や「トゥデイ」は決してみつかりませんが、この方法で一覧をざっと確認すれば、そういったデータがあることがわかります。
このように
はとても便利な技ですが、すべての項目に使えるわけではありません。あまり多くはありませんが、残念ながらこれがつかえない項目があります。使えない項目で
をクリックしても何も起きません。使えない項目は、抜出(検索)メニューの画面下のメッセージで確認して下さい
※ 索引をつくれない項目(結果非保存の計算フィールドなど)では索引ペースト不可ということです。
同じ項目に複数の条件を入力したい場合、たとえば、顧客名の姓「田中」と「佐藤」を同時に抜出したい、といったような抜出しはどうすればいいのでしょうか?
上記の例のような場合、顧客名の姓に「田中 佐藤」などといれて検索すると、本当に「田中 佐藤」という2つの姓がくっついたような長い姓の人を探してしまいます。
この場合は、条件を複数つくれば可能です。
それが
によって実行できます。
「追加」をクリックすると、その直前までの条件が消えて(実際は消えてなく見えなくなっただけです)、新しい条件を入力できるようになります。
つまり上記のような例の場合、まず抜出(検索)メニューに行き、そこで顧客名の姓に「田中」または「佐藤」の1つを入力し、次に「追加」をクリックし、新しく表示された条件で顧客名の姓に残りを入力して「実行」すればOKです。もちろん
も使えます。
すでに入力してしまい見えなくなってしまった条件をもう一度みたい、入力し直したい、と行ったときは、
画面左上の
でレコードのように移動が出来ます。
このようにすれば、「香川県高松市の石川さん」と「徳島県徳島市の田中さん」のような組み合わせでも抜出(検索)できます。この例だと、
▼STEP1
まず1つ目の条件には顧客名の姓に「石川」、左側の住所(住所1)の県市区郡に「香川県高松市」と入力します。
▼STEP2
次にの「追加」をクリックして、新しい条件を作成します。
▼STEP3
そこで顧客名の姓に「田中」、左側の住所(住所1)の県市区郡に「徳島県徳島市」と入力します。
▼STEP4
「実行」ボタン をクリックします。
これで「香川県高松市の石川さん」と「徳島県徳島市の田中さん」が抜出できました。