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SSCSのより有効な使い方(Tips)
データのバックアップ方法 imgimg


 データのバックアップは非常に重要です(SSCS ver2ではSSCSのフォルダ内の「その他説明書類内」フォルダ内の「バックアップをとりましょう」、SSCS ver1ではSSCSのフォルダ内の「ドキュメント」フォルダ内の「ファイルが壊れたら」でも説明しています、)

 SSCSをはじめその他のソフト、WindowsなどのOSはパソコン内のハードディスクドライブ(HDD)に記録されています。そのHDDは「ジャンボジェット機が地上数cmすれすれを飛んでいる」と例えられるほど精密で繊細なものです。そしてHDDの故障は主にクラッシュと呼ばれています。

 パソコンにおいてはHDDのクラッシュをはじめ、停電・ウイルス・OSやプログラムの異常終了などでファイル・データが壊れないとも限りません。バックアップはこうしたいつ起きるかわからないトラブルに対して簡単で最高の防御策です。

 ここでは、SSCSのデータのバックアップについて説明します。

警告

 バックアップを甘く見ていると本当に痛い目にいつかあうと思います。SSCSのユーザ様でマシンの故障やプログラムのフリーズなどにより、修復できないファイルの損傷・ファイルの喪失にあった方も何名もおられます。業務に使うものですから、バックアップについてはきちんと考えることを強くお勧めします。

バックアップの方法

 SSCSのバックアップのうち、最も簡単なものは「SSCSのフォルダ」丸ごと、安全なところにコピーしておくことです(バックアップ先については後述します)。非常に簡単で誰でもできる操作だと思います。

 さらに進んだ方法としては、SSCSのフォルダを丸ごと、圧縮ソフトで圧縮してから、安全なところにコピーしておくことです。圧縮することによって、バックアップ先の使用容量 を節約できますし、圧縮ソフトによっては圧縮の際にパスワードでロックすることもできます。そして何より、バックアップのSSCSなのか、本利用のSSCSなのか、といった間違いが起こりにくくなります(圧縮してあるSSCSは本利用中ではないはずですから)。また圧縮ファイルの名前に日付を入れるなど(sscs060123.zipなど)便利に使えます。

 別のやり方として、データの書き出しをして、書き出されたファイルをバックアップ・圧縮してバックアップ、というやり方もあります。


 圧縮ソフトは下記などで無料で手に入るほか(フリーウェアなど)、OSのバージョンによってはOSの機能で実行できます。

Windows XPの標準機能でのファイル圧縮方法

 圧縮ソフト for Windows / 圧縮ソフト for Macintosh
(Vector社のページ。2006年1月現在)

■SSCSで利用している「zip形式」のファイルの解凍について(Windows)■

Windows XPをお使いの場合の解凍方法

その他のWindowsをお使いの場合の解凍方法(こちらの方法を推奨)

■Macintoshの場合■

 Macの場合は、OS 9なら標準で圧縮ソフトDropStuff、解凍ソフトStuffIt Expanderがインストールされていますのでそれをお使い下さい。OS Xの場合は解凍は同じですが、OS X 10.3よりControl+クリックにてOSの機能にて圧縮が可能になりました。


 

バックアップ先

 コピーを作っておけば良いと言ってもコピー先が重要です。

 例えばデスクトップに「SSCS予備」というフォルダを作ってそこにコピーを入れて、これが安全といえるでしょうか? 安全とは言えません。これでは運転席に置いてあった荷物を助手席に置きかえるといった程度です。なぜ安全でないのか?

 これは物理的に同じHDDの中にコピーしているからです。HDDが物理的にクラッシュしてしまえば、本物のSSCSもバックアップのSSCSも失ってしまいます。

 では、CドライブにあるSSCSをDドライブにコピーしたらどうでしょうか。これは1つの物理的HDDを仮想的に2つのHDDとして使っている(パーティションを切っている)のなら上記と同じ理由で安全とは言えません。外付けまたは内蔵のHDDが複数あり、その上でCドライブ・Dドライブとなっている場合には安全と言えます。

 ただ、仮想的でもドライブが違えば、一部のウイルスからは身を守れるかもしれません。Cドライブの中だけを荒らすようなウイルスなら、Dドライブの中は安全だからです。

 では安全なバックアップ先はどこなのか? 結論から言うとSSCSのフォルダがあるディスク(内蔵HDD)ではないディスクです。例えば、物理的に別 の内蔵HDD、外付けHDD、CD-R/RW・DVD-R/RW/RAMなどの光ディスク類、USBフラッシュメモリなどです。フロッピーディスク(FD)は容量 的に無理です。

 どれも一長一短ありますが、今おすすめなのはUSBフラッシュメモリ(USBメモリ)です。内蔵HDDの増設には手間と技術が必要ですし、外付けHDDは場所をとるしこの中では値段が比較的高価です。CD-R/RWやDVD-R/RW/RAMは最近のパソコンなら内蔵しているかもしれませんがコピー作業が少し面 倒です(DVD-RAM除く)。

 それに比べてUSBメモリは機種によっては、買ってきてそのままパソコンにつなぐだけで、フロッピー(FD)感覚で使えます。モノによっては暗号化などセキュリティに強いものもあるようです。値段も手ごろで、衝撃・磁気に強く、小さくて持ち運びに便利です。 唯一の欠点はUSB端子が必要な点ですが、Windows98SE以降/MacintoshならiMac以降のものにはほぼ間違いなく1つはあると思います。 すでに使っている場合は電源コードみたいに分配器もあります。

 悩みは保存できる容量(容量によって値段が異なる)ですが、お使いのSSCSのフォルダのサイズを調べて、圧縮しないでコピーするならその倍くらいの容量 のものを、圧縮するなら圧縮後のサイズのやはり倍くらいのものを選ぶと、当面 はデータが増えてもそのUSBメモリで大丈夫だと思います。

 

書き込み専用ディスクに保存した場合の注意
(Windowsのみ)

 Windowsの場合、CD-R/RW・DVD-R/RW/RAM?などの「読み取り専用」となるメディアに、圧縮せずSSCSのフォルダをコピーしてあった場合には、バックアップを元に戻すのに一手間かかります。

 Windowsの場合、読み取り専用となるメディアにコピーされたファイルを、HDDなどにコピーすると個々のファイルに「読み取り専用」の属性がついてしまいます。これを消さないと、バックアップのSSCSを起動できたがデータの保存ができない、となります。

 方法はSSCSを終了した状態で、SSCSのフォルダを開き、そこにある全てのファイルを1つずつ、右クリックしてプロパティを選び、「読み取り専用」のチェックを外してください。
  これはSSCSの仕様ではなく、Windowsの仕様のために回避できません。

 ただし、SSCSのフォルダを圧縮してから、メディアにコピーすると、元に戻すときに解凍する必要が生じますが、ことトラブルは起きません。

バックアップの頻度

 バックアップの頻度はどれくらいが良いのでしょうか? 最善は1分1秒ごとになりますが、現実的には無理です(RAIDシステムというのを導入すれば可能ですが)

 現実的なのは1日の終業時にバックアップすることだと思います。つまり1営業日に1回です。もちろん1週間に1回、月に1回でもそれは自由です。しかし、入出庫や伝票など毎日入力されるデータがある以上、毎日のバックアップをお勧めします。

さらに有効なバックアップ方法

 内蔵HDD以外のメディアに毎日バックアップを行う。これより有効なバックアップがあるのでしょうか?
 あります。それはバックアップ先を複数にしてローテーションすることです。

 内蔵HDDにあるSSCSを正副の正とすれば、別メディアにコピーしてあるSSCSは副です。この副を2つ以上にするのです。例えば、ある日はメディアAにバックアップ、次の日はメディアBにバックアップ、そのまた次の日はメディアAにバックアップ・・・というように複数のバックアップ先メディアをローテーションで回していくのです。

 銀行のオンラインシステムでも証券取引のシステムでも必ず正副の2つはあります。副が2つ以上に増えることは、メリットになりこそすれデメリットにはなりません。

 本物のSSCSの入ったHDDが壊れ、バックアップメディアを1つ失っても、まだもう1つコピーのSSCSがあります。ここまですれば天変地異でも無いかぎりデータを失うことはないと思います。

 ちなみに当店ではこの正副副システムでバックアップをとっています。


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