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当店の業務効率化の実例
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▼▼年賀状や暑中見舞いなどの季節のご挨拶の発送▼▼ (*1)
年賀状や暑中見舞いなどの季節のご挨拶はお客様との貴重な接点ですよね。とはいえ、正直なところ、宛名書きに毎年苦労していました。10枚20枚ならいざ知らず、その数が数百枚に超えるあたりからはまさに重労働。当店では、このソフトを使ってパソコンとプリンターで宛名印刷をするようになってから、年末の忙しい中、何日もかかっていた作業が数時間で終了（注意：プリンタの性能によりこれよりはやくなることもおそくなることもあります）するようになりました。
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▼▼お客様に車検が近づいたことをお知らせする案内状の発送▼▼ (*2)
車検期日のお知らせをお客様に出すのはとても重要なことです。とはいえ、たくさんのお客様のたくさんの車輌を効率良く管理するのは意外と大変です。また、毎月毎月、年賀状ほどではないですが、宛名書き作業が発生してしますよね。当店では、次車検日をパソコンで管理し、任意の期間に次車検日を迎える車輌を抜出して、その車輌のお客様宛にプリンタで宛名印刷しています。これで毎月の車検案内作成もグッと楽になりました。
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▼▼リコール情報などによる車輌の絞り込み作業▼▼
パソコンで車輌管理していない皆さんはリコールなどによる車輌絞り込み作業をどのようにしてらっしゃいますか？ 当店では、以前は紙媒体で車検証の情報などを管理しましたので、実はこの作業も大変面
倒くさいものでした。しかし現在は、車輌の登録番号や車種はもちろん、型式・類別
型式・エンジン型式・フレーム番号などもパソコンで管理しているので、車輌の絞り込みはとても簡単になりました。
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▼▼部品メーカーへの部品発注FAXなどの簡便化▼▼ (*3)
ある程度大きなお店やディーラーなら、部品発注もパソコンでやってますよね。さすがに、パーツ名や価格・品番などは当ソフトではなんともなりませんが、車輌の情報は管理していますから、車種名・年式・型式・類別
型式・フレーム番号・カラー／トリム記号などを１発でFAXの部品発注フォーマットにコピーできます。あとは印刷してFAX機に流すも良し、パソコンでそのままFAXしても良し、でとっても楽です。
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▼▼車輌年式などからお乗り換えのお勧めセールスの材料作成▼▼
お客様にお乗り換えを勧める場合、現在お乗りの車輌の年式も重要は要素ですよね。当ソフトならば、「あと半年の間に次車検日が来て、同時に平成
x 年式以前の車輌一覧」なんてのも作成できてとても便利です。これは、紙媒体（車輌カード）で管理してたら一日仕事かもしれません。
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▼▼手書きだった各種見積書・伝票を印刷化▼▼ (*4)
小さなお店では良くあることですが、いままで当店では手書きの見積書や伝票がメインでした。ワープロで作成していたこともあったのですが、やはりパソコンで作成すると後々の管理がとても楽になります。
見積書の検索だってすぐできます。また、納品・請求などの伝票を管理して、毎月の請求書発行や年度末の税務処理も楽になりました。データをきちんと打っていれば、粗利や売上高なども知ることが出来て、経営指標、というのは大げさかもしれませんが、とにかく、すごく便利になりました。
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▼▼請求書を月締めでまとめて簡単作成▼▼ (*5)
会社やお店などのお客様だと請求は月に１度まとめて行う、ということが多いと思います。つまり毎月１度、そのお客様の請求書を１つにまとめる作業が必要になりますよね。この作業も当店ではこのソフトを使い効率化できています。納品請求書台帳にある「請求明細発行機能」を利用すれば、期間とお客様を指定すれば自動的に請求書を一覧にまとめてくれるからです。
さらに、Ver1.01からは「窓付き封筒 」に対応した住所付きの「送付案内」も印刷できるようになり、またまた便利になりました。この機能は当店の経理担当に大好評です。
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